Häufige Fragen

MailNexa.ai ist ein KI E-Mail Assistent aus der Schweiz, entwickelt von Daya Fox in Koblenz (Kanton Aargau). Die Software analysiert eingehende E-Mails, erstellt passende Antwortentwürfe und verknüpft deine Kommunikation mit Kalender, Microsoft Teams oder Telegram. MailNexa verbindet Informatik, Telekommunikation und künstliche Intelligenz zu einer Lösung, die den täglichen Umgang mit E-Mails deutlich effizienter macht.

MailNexa verbindet sich über eine sichere Schnittstelle (IMAP, Outlook oder Gmail) mit deinem Postfach. Die KI liest eingehende E-Mails, erkennt den Inhalt und die Absicht und führt automatisch Aktionen aus: antworten, priorisieren, archivieren oder Termine setzen. Du behältst dabei immer die volle Kontrolle und kannst Antworten vor dem Versand prüfen.

Nein. Die Einrichtung funktioniert über eine benutzerfreundliche Oberfläche und dauert in der Regel unter 10 Minuten. Du brauchst keine Informatik-Kenntnisse. Falls du Unterstützung brauchst, bietet MailNexa persönliche Beratung per Telefon oder E-Mail an.

Ja, MailNexa verbindet sich mit deinem bestehenden Postfach (IMAP, Gmail, Outlook usw.). Du musst keine neue Adresse anlegen und kannst deine gewohnte E-Mail-Infrastruktur weiter nutzen.

Ja. Viele Kundinnen und Kunden nutzen MailNexa für private Postfächer, andere für geschäftliche Kommunikation oder beides gleichzeitig.

Ja. Du kannst MailNexa.ai 7 Tage lang kostenlos testen, ganz ohne Kreditkarte und ohne automatische Verlängerung. Zusätzlich kannst du unseren Demobot per E-Mail ausprobieren, ganz ohne Registrierung.

MailNexa erkennt und beantwortet E-Mails in den gängigsten Sprachen, darunter Deutsch, Englisch, Französisch, Italienisch, Spanisch und weitere. Die KI passt Sprache und Tonalität automatisch an den Absender an.

Du entscheidest selbst, welches Sprachmodell du nutzen möchtest. MailNexa unterstützt verschiedene KI-Modelle und du wählst in den Einstellungen das passende für deine Anforderungen aus. Hintergründe: Unser eigenes KI-Modell.

Nein. MailNexa ist kein klassisches Mailing- oder Newsletter-Tool, sondern ein KI-gestützter E-Mail Assistent für deinen Posteingang. Statt Massen-E-Mails zu versenden, hilft MailNexa dir, eingehende E-Mails schneller und intelligenter zu bearbeiten. Für E-Mail-Marketing und Newsletter-Versand empfehlen wir spezialisierte Anbieter.

Ja. Gerade KMU profitieren stark von automatisierten E-Mail-Antworten, weil kleine Teams oft überproportional viel Zeit mit repetitiven Anfragen verbringen. Schon ab zwei Stunden E-Mail-Arbeit pro Tag macht sich die Automatisierung messbar bezahlt. Mehr dazu in unserem Artikel E-Mail Automatisierung für KMU. Mit Starter ab CHF 8.90 pro Monat ist der Einstieg bewusst niedrig gehalten.

MailNexa ist ein konkreter Einstieg in die Digitalisierung der Unternehmenskommunikation. Statt komplexer E-Business-Plattformen bietet MailNexa eine sofort einsetzbare Lösung, die bestehende Prozesse automatisiert. Postfach verbinden, Regeln definieren und die KI übernimmt die repetitive Arbeit. Das ist digitale Transformation, die am ersten Tag Ergebnisse liefert.

MailNexa erkennt häufige Kundenanfragen und erstellt passende Antwortentwürfe in Sekunden. Das verkürzt die Erstantwortzeit um bis zu 35 % und sorgt dafür, dass keine Anfrage liegen bleibt. Die KI lernt den Kommunikationsstil deines Unternehmens und antwortet im passenden Ton. Erfahre mehr: KI im Kundenservice.

Ja. MailNexa sortiert, priorisiert und beantwortet E-Mails automatisch. Nutzer sparen durchschnittlich 60 bis 90 Minuten pro Tag. Wiederkehrende Anfragen werden automatisch erledigt, sodass du dich auf die wirklich wichtigen Nachrichten konzentrieren kannst. Lies unsere 5 Strategien gegen die E-Mail-Flut.

MailNexa funktioniert branchenübergreifend. Besonders profitieren Handwerksbetriebe, Agenturen, Kommunikationsagenturen, Kanzleien, Praxen, Coaches und E-Commerce-Unternehmen, die täglich viele gleichartige Anfragen per E-Mail erhalten.

Nein. Die KI lernt deinen Kommunikationsstil und den Ton deines Unternehmens. Du kannst Stil, Anrede und Signatur individuell anpassen. Ausserdem hast du die Möglichkeit, jeden Antwortentwurf vor dem Versand zu prüfen und zu bearbeiten.

Statt jeden Morgen dutzende Nachrichten manuell zu lesen und zu beantworten, übernimmt MailNexa die Vorsortierung und erstellt Antwortentwürfe. Die Bearbeitungszeit pro E-Mail sinkt von durchschnittlich 4 Minuten auf unter eine Minute. So gewinnst du bis zu 2 Stunden pro Tag für strategische Aufgaben. Mehr dazu: Wie KI deine E-Mail-Produktivität verdoppelt.

Ja. Neben der Software bietet MailNexa auch persönliche Beratung und Consulting an. Ob Ersteinrichtung, Integration in bestehende Systeme oder individuelle Automatisierungsstrategien: das Team unterstützt dich bei der Umsetzung. Kontaktiere uns für ein unverbindliches Gespräch.

Ja. MailNexa erfüllt die Anforderungen der europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und des Schweizer Datenschutzgesetzes (nDSG). Alle E-Mail-Inhalte werden verschlüsselt verarbeitet und es findet kein Datentransfer in Drittländer statt. Details: DSGVO-konforme KI bei MailNexa.

Alle Daten liegen auf sicheren Servern in Deutschland (Hetzner) und der Schweiz. Es gibt keinen Transfer in die USA oder andere Drittländer. Das EU/CH-Hosting ist ein zentraler Bestandteil unserer Datenschutzstrategie und unterscheidet MailNexa von vielen internationalen Anbietern.

Bei OAuth2-Anbindung (Gmail, Outlook) speichern wir ausschliesslich verschlüsselte Zugangstokens, dein Passwort bleibt bei deinem Anbieter. Bei klassischer IMAP-Verbindung werden die Zugangsdaten verschlüsselt auf unseren Servern gespeichert und sind nur für die automatische Postfach-Verbindung zugänglich.

Der Zugriff auf E-Mail-Inhalte ist strikt auf dich und dein Team beschränkt. Technische Wartung erfolgt ausschliesslich auf Infrastrukturebene, ohne Einsicht in deine E-Mails. Auch die KI-Verarbeitung findet isoliert statt.

Alle Verbindungen zwischen deinem Postfach und MailNexa sind TLS-verschlüsselt. Die Benachrichtigungen über Telegram, Teams und WhatsApp nutzen ebenfalls verschlüsselte Kanäle. Die gesamte Infrastruktur wird laufend überwacht und regelmässig auf Sicherheitslücken geprüft.

MailNexa läuft auf redundanten Systemen mit automatischem Failover. Unser Verfügbarkeitsziel liegt bei 99,9 %. Tägliche Backups stellen sicher, dass keine Daten verloren gehen.

Nach Kündigung werden deine Daten innerhalb von 30 Tagen vollständig von unseren Servern gelöscht. Du kannst vorher jederzeit einen Export deiner Daten anfordern.

Ja, eine Standard-DPA ist in allen Abos enthalten. Im Enterprise-Abo kann die Vereinbarung individuell angepasst werden. Kontaktiere uns für Details.

Das Starter-Abo beginnt ab CHF 8.90 pro Monat (bei jährlicher Zahlung). Es gibt vier Stufen: Starter, Profi, Business und Enterprise. Alle Details findest du auf unserer Preisseite.

1 Postfach (IMAP, Gmail, Outlook), KI Auto-Reply, Telegram- und Teams-Benachrichtigung, Arbeitszeitenmanager, Terminmanager, erweiterte KI-Auswahl, erweiterte Statistiken und Reports sowie EU/CH-Datenhaltung. Starter hat den vollen Funktionsumfang, nur die Anzahl der Postfächer ist auf eines begrenzt.

Das Profi-Abo enthält die gleichen Funktionen wie Starter, aber mit bis zu 5 Postfächern. Ideal für Freelancer, Creators und kleine Teams, die mehrere E-Mail-Adressen verwalten.

Business bietet 20 Postfächer, WhatsApp-Integration, API/Webhooks, erweiterte Automationen und priorisierten Support mit 24h SLA. Das Business-Abo ist für Unternehmen konzipiert, die MailNexa teamübergreifend einsetzen.

Individuelle Anpassungen, Single Sign-On, eine dedizierte Serverinstanz, eigene Domain und Support in Minuten. Kontaktiere uns für ein massgeschneidertes Angebot.

Ja, du kannst monatlich upgraden oder downgraden. Die Abrechnung wird anteilig angepasst.

Nein, es gibt kein fixes E-Mail-Limit. Die Kapazität richtet sich ausschliesslich nach den Grenzen deines Postfachs.

Per Kreditkarte über unseren Zahlungspartner Mollie. Die Zahlung ist sicher und PCI-konform.

Ja, bei jährlicher Zahlung sparst du 20 % im Vergleich zur monatlichen Abrechnung.

Einfach im Kundenkonto unter "Abo verwalten". Die Kündigung wird zum Ende der Laufzeit wirksam. Keine Mindestlaufzeit, keine versteckten Kosten, kein automatisches Verlängerungs-Abo.

Ja, automatisch per E-Mail nach jeder Zahlung und jederzeit im Kundenkonto abrufbar.

Die KI liest eingehende E-Mails, versteht den Inhalt und die Absicht und formuliert eine individuelle, kontextbezogene Antwort. Das ist kein generischer Autoresponder, sondern eine echte, auf deine bisherige Kommunikation abgestimmte Antwort. Du kannst zwischen automatischem Versand und manueller Freigabe wählen. Mehr erfahren: Automatische E-Mail Antworten mit KI.

Ja. Du kannst Stil, Ton, Anrede und Inhalt frei anpassen. Ausserdem kannst du eigene Regeln für bestimmte Absender oder Themen erstellen, etwa "Bei Offertanfragen immer die aktuelle Preisliste anhängen".

Die KI bewertet jede eingehende Nachricht nach Inhalt, Absender, Dringlichkeit und Kontext. Wichtige E-Mails werden automatisch nach oben priorisiert, damit du sie zuerst siehst. Newsletter und Benachrichtigungen werden entsprechend eingeordnet. Tipps dazu: E-Mail Priorisierung.

E-Mails, die ausserhalb deiner definierten Arbeitszeiten eingehen, werden gesammelt und erst am nächsten Arbeitstag bearbeitet. So bleibst du nach Feierabend ungestört und verpasst trotzdem nichts.

Wenn eine E-Mail einen Termin, eine Deadline oder eine zeitliche Angabe enthält, erkennt MailNexa das automatisch und kann einen Kalendereintrag erstellen. Du behältst die Kontrolle und kannst den Vorschlag annehmen oder anpassen.

Ja. Im Starter-Abo 1 Postfach, im Profi-Abo bis zu 5, im Business-Abo bis zu 20 und im Enterprise-Abo unbegrenzt viele.

Telegram und Microsoft Teams sind in allen Abos enthalten. WhatsApp ist ab dem Business-Abo verfügbar. Im Enterprise-Abo sind zusätzlich individuelle Integrationen möglich.

MailNexa lässt sich nahtlos in bestehende Internet- und E-Business-Workflows einbinden. Über IMAP, OAuth2, API und Webhooks kannst du MailNexa mit deinem CRM, deinem Ticketsystem oder deiner E-Commerce-Plattform verbinden. So wird die E-Mail Automatisierung Teil deiner gesamten digitalen Infrastruktur.

Du kannst Absender definieren, die MailNexa ignorieren (Blacklist) oder bevorzugt behandeln (Whitelist) soll. So hast du volle Kontrolle darüber, welche E-Mails automatisch bearbeitet werden.

Ja. Du kannst Regeln erstellen, die auf Anhänge reagieren, zum Beispiel "Wenn eine PDF-Rechnung eingeht, an die Buchhaltung weiterleiten".

Ja, du kannst pro Postfach oder global eigene Signaturen hinterlegen, die automatisch an die Antwortentwürfe angehängt werden.

Ja. Die KI erkennt unerwünschte Nachrichten intelligent und lernend, ganz ohne separate Spam-Filter.

Standardmässig alle 2 Minuten. In höheren Abos ist eine Echtzeit-Synchronisation möglich.

Ja. Du kannst eigene Regeln erstellen, zum Beispiel "Wenn der Betreff 'Rechnung' enthält, als erledigt markieren" oder "Bei Anfragen von Neukunden sofort antworten". Die Regeln sind flexibel kombinierbar.

Ja. Durch die automatische Priorisierung, Beantwortung und Archivierung reduziert MailNexa die Anzahl unbearbeiteter E-Mails drastisch. Viele Nutzer erreichen zum ersten Mal dauerhaft einen leeren Posteingang. Unsere Anleitung: 7 Schritte zu Inbox Zero.

Ja, ab dem Business-Abo steht eine REST-API mit Webhooks zur Verfügung. Damit kannst du MailNexa in eigene Anwendungen, Dashboards oder Marketing-Automationen integrieren. Die API-Dokumentation erhältst du nach Aktivierung des Business- oder Enterprise-Abos.

MailNexa.ai wird von Daya Fox in Koblenz im Kanton Aargau (Schweiz) entwickelt und betrieben. Die Idee entstand aus dem eigenen Bedarf, den täglichen Umgang mit E-Mails effizienter zu gestalten. Heute ist MailNexa eine Software-Plattform, die Unternehmen in der Schweiz und im gesamten DACH-Raum bei der E-Mail Automatisierung unterstützt.

Der Firmensitz ist an der Tüftelstrasse 24, 5322 Koblenz AG, Schweiz (Bezirk Zurzach, Kanton Aargau). Die Server stehen in der Schweiz und in Deutschland (EU).

Per E-Mail an hello@mailnexa.ai, über unser Kontaktformular oder telefonisch unter +41 (0)56 300 00 64 (Mo bis Fr, 09:00 bis 17:00 Uhr). Du findest uns auch auf Instagram, LinkedIn und Facebook.

Ja. In unserem Blog veröffentlichen wir regelmässig Artikel zu Themen wie E-Mail Automatisierung für KMU, KI im Kundenservice, Inbox Zero, Datenschutz und digitale Transformation.

Ja, MailNexa.ai ist in den Schweizer Branchenverzeichnissen local.ch und search.ch unter den Kategorien Software, Marketing, Internet, E-Business, Informatik, Telekommunikation und Kommunikation gelistet. Du findest uns dort unter "Mailnexa.ai, Koblenz".